Son muchas las Pymes y Startups que se plantean la presentación de un proyecto a la convocatoria SME INSTRUMENT FASE 1 con el objetivo de obtener 50.000 euros de subvención para analizar la viabilidad del proyecto y su modelo de negocio asociado. La posibilidad de presentar un proyecto individual en cualquier momento del año, ya que tiene fechas de corte cada tres meses, hace que esta convocatoria tenga un gran atractivo para Pymes y Startups. De hecho, España es líder continuado en esta convocatoria a nivel Europeo.

Dada la gran competitividad de esta convocatoria, con tasas de éxito inferiores al 10%, es muy frecuente trabajar con consultores expertos en ayudas europeas e incluso especializados en la convocatoria SME INSTRUMENT. Sin embargo, no son pocas las empresas y startups que por diferentes motivos apuestan por preparar su propuesta con medios propios.

En su favor hay que decir que el proceso administrativo de esta convocatoria es sencillo y que la documentación a presentar es breve. Además, la documentación a preparar es similar a una parte de la información que la empresa debe incluir en su plan de empresa, en documentación para concursos y en presentaciones comerciales o rondas de inversión.

Pero en contra habrá que tener muy claro que presentar una propuesta SME instrument Fase 1 requerirá muchas horas de lectura de manuales, guías y work programmes, European Roadmaps, informes sectoriales y de mercado, etc. para saber qué información incluir en cada apartado de la memoria y también de mucho trabajo de redacción y diseño iterativo de la propuesta. Además, el equipo de trabajo debe tener un nivel avanzado de inglés, gran capacidad de síntesis y, cada vez más importante, capacidades de diseño gráfico para generar un documento atractivo y singular. Sólo las propuestas excelentes tendrán posibilidades reales de ser financiadas

Tanto si estáis pensando presentar vuestro propio proyecto como si finalmente optáis por contratar un consultor experto, seguir esta Guía Básica y responder a los siguientes apartados os ayudarán a orientar vuestro proyecto y tomar la decisión más adecuada para vosotros.

Desde un punto de vista práctico, la CE busca proyectos que vayan a ser muy disruptivos a nivel de mercado. Aquí puedes ver la infografía de la Comisión Europea que resume muy brevemente lo que busca a través de esta convocatoria: SME INSTRUMENT in a nutshell.

También podéis ver este vídeo de menos de dos minutos del Portal español del programa Horizonte 2020.

Este material presta gran atención a la cercanía al mercado, el alcance internacional, las grandes expectativas de crecimiento, la novedad en el mercado, la escalabilidad del modelo de negocio y la disponibilidad de un prototipo en curso. Sin embargo, lo que no dice tan explícitamente es que el nivel tecnológico requerido es muy elevado. Quizás no sea un objetivo propiamente dicho de la convocatoria por su orientación a mercado, pero como consecuencia de la gran competitividad y el sistema de evaluación de la convocatoria la experiencia nos dice que si tu proyecto no es altamente tecnológico tiene bajas posibilidades de éxito.

Otro aspecto que no muestra en detalle esta infografía pero que sí se intuye en el vídeo es la profesionalidad y las capacidades del equipo a nivel de gestión y desarrollo de negocio. Esto afecta especialmente a las startups ya que, aunque a nivel técnico suelen ser potentes, no siempre se incluyen perfiles con conocimiento y experiencia en gestión de negocio y desarrollo comercial. Y esto afectará claramente a la credibilidad de la expansión e internacionalización de la propuesta. Pero si analizamos los resultados de los proyectos financiados en la convocatoria, el porcentaje de microempresas con menos de diez trabajadores financiadas en SME instrument Fase 1 y en Fase 2 representan el 50% del total como muestra el SME Instrument Impact Report – 2017 . Así que el tamaño de la empresa no es un impedimento, sino una cuestión a trabajar con coherencia.

Antes de lanzarse a preparar la propuesta también es muy recomendable que entres en y busques proyectos similares o relacionados que hayan sido financiados por la CE en el buscador de proyectos de la EASME (Executive Agency for SMEs). Entra también en la web de los beneficiarios y compara el grado de innovación, el tipo y tamaño de empresa que lo desarrolla, etc. y evalúa si tu propuesta tiene una ambición y carácter comparable con las propuestas ganadoras.

Los pasos administrativos son similares a los de cualquier proyecto H2020, y por tanto relativamente sencillos en comparación con otras convocatorias y con la gran ventaja de que normalmente los proyectos son individuales o en consorcios muy reducidos. Una vez que se está familiarizado con el Participant Portal podríamos decir que son muy sencillos, pero como todo, al principio tienen su complicación y es normal dudar de si se está haciendo lo correcto. A continuación, os resumo brevemente los pasos clave que debéis dar.

Crea una cuenta personal ECAS (European Commission’s authentication service): Está asociada a una persona. Es interesante que los diferentes miembros del equipo de trabajo tengan su propia cuenta. Son cinco minutos. Aquí tenéis las instrucciones.

Da de alta a tu empresa hasta obtener un PIC (Participant Identification Code) provisional: Tras la obtención de la cuenta ECAS, puedes dar de alta a tu empresa. Si tienes duda de si tu empresa ya tiene PIC puedes utilizar este buscador para comprobarlo. Para la presentación de la propuesta con el PIC provisional es suficiente, si te financian tendrás que presentar documentación de empresa adicional para obtener el PIC definitivo. A continuación tienes el acceso para registrar tu empresa y obtener el PIC provisional. También puedes hacerlo entrando en el participant portal y seleccionando la pestaña My organizations.

Realiza la auto-evaluación como Pyme: La convocatoria SME Instrument es solo para Pymes y la aplicación comprueba que lo seas antes de que puedas crear tu propuesta y por eso necesitamos realizar esta auto-evaluación. Dentro del portal del participante, en la sección My organizations puedes editar los detalles y realizar el SME -self assessment. Se requiere bastante información así que te recomiendo que tengas a mano las escrituras de constitución, cuentas de la empresa, número de empleados, etc. para poder avanzar más rápidamente. Aquí tienes un asistente que puede guiarte en el proceso.

Da de alta el proyecto: Ahora ya puedes crear el proyecto desde este aquí. Elige la convocatoria SME Instrument Fase 1 y apunta la fecha límite. Para este periodo 2018-2020 las fechas de cierre de la Fase 1 son:

Hasta que no creas el proyecto en el participant portal no tendrás acceso al formulario que hay que completar ni a las plantillas de la memoria del proyecto. El formulario es sencillo y lo más costoso suele ser el Abstract y las palabras clave. Sobre la memoria, para que puedas hacerte una idea rápida de los documentos que hay que completar, aquí puedes descargarte las plantillas de la Comisión Europea sin crear tu propio proyecto por el momento:

Otro punto relevante en vuestra propuesta deben ser las Cartas de apoyo. No son obligatorias, ni hay un lugar específico en las plantillas para incluirlas pero sin ellas será casi más difícil conseguir la ayuda. Lo más importante es incluir cartas de apoyo al proyecto firmadas y selladas por clientes o clientes potenciales, cuanto más reconocidos mejor, que justifiquen el interés del mercado. Pero por supuesto también dará valor presentar cartas de colaboradores, distribuidores interesados, asociaciones sectoriales, etc. Lo habitual es incluirlas al final de la Section 4.

Por último, aquí podéis acceder al Self -evaluation form para evaluar vuestra propia propuesta. Esto os permitirá comprender mejor la posición del evaluador y orientarla más adecuadamente.

Una vez completado el Formulario y cargados los documentos Section 1-3 y Section 4-5 podéis validar y enviar la propuesta.

No se requiere firma electrónica como en muchas convocatorias regionales o nacionales. Simplemente desde un usuario ECAS incluido como contacto del coordinador pulsando el botón Submit. Es muy difícil que falle, el participant portal va muy bien en este sentido. Se puede enviar la propuesta todas las veces que se necesite y la que se evaluará será la última que haya sido enviada. Tampoco es recomendable apurar hasta las 17:00h de la fecha límite, pero en alguna ocasión hemos realizado cambios pocos minutos antes del cierre sin incidencias. Eso sí, con una versión anterior enviada.Esperamos que este artículo sea de ayuda para analizar vuestra propuesta, decidir si la preparáis por vuestros propios medios o si optáis por colaborar con un consultor experto.

Si optáis por esta última opción, no dudéis en contactar con nosotros. Desde EJ innovation estaremos encantados en analizar vuestra propuesta y ayudaros para alcanzar el éxito en esta convocatoria tan competitiva y atractiva para las Pymes europeas.